Zapraszamy na Jubileuszowy Konwent!

Podstawowe informacje

31 VIII - 4 IX 2023

cena ok. 860 zł

zapisy od 7 III 2023

Dwudziesty Konwent OGAE Polska przed nami! Gry, zabawy, ognisko oraz codzienne imprezy czekają na Was. Niezapomniane wrażenia zapewnią 20. Konkurs Karaoke oraz gala z okazji jubileuszowej edycji Karaoke. Całą wiosnę i lato będziemy publikować szczegóły dotyczące tego wydarzenia!

Jubileusz

Przed nami wielka gala dwudziestolecia Konkursu Karaoke OGAE Polska!
Odbędzie się w niedzielę 3 IX 2023 roku. Poprowadzą ją Marta Turska oraz Kamil Górecki. Nie zabraknie muzyki, wspomnień, żartów, archiwaliów związanych z życiem stowarzyszenia i… niepowtarzalnego klimatu! Szczegóły, zapowiedzi będziemy publikować aż do czasu imprezy!

Miejsce

Hotel Viki ***
Tadeusza Kościuszki 76
78-400 Szczecinek
 
Hotel został wynajęty na wyłączność naszej organizacji (100 miejsc noclegowych). W hotelu znajduje się restauracja, sala wielofunkcyjna (konferencyjna i do zabaw) i strefa SPA (za dopłatą). Hotel położony jest kilkadziesiąt metrów od malowniczego jeziora w pobliżu publicznej ścieżki spacerowej i pomostu. Teren hotelu jest ogrodzony. Dostępny jest parking dla samochodów.

Zapisy i wpłaty

Cena
860 zł (kwota może ulec nieznacznej zmianie)

Numer konta do wpłat zaliczek za konwent
52 1750 0012 0000 0000 4098 7681
BNP Paribas

Dodatkowe dane do przelewów zagranicznych
IBAN PL 52 1750 0012 0000 0000 4098 7681
SWIFT PPABPLPKXXX

WAŻNE!
Pamiętaj, żeby opisać przelew zgodnie ze schematem:
imię nazwisko – I zaliczka na 20. Konwent OGAE Polska
(np. Krystian Ochman – I zaliczka na 20. Konwent OGAE Polska).

Płatności możesz dokonać także przez zrzutkę: https://zrzutka.pl/zguahy

Raty
zaliczka I   do 17.03.2023  100 zł
zaliczka II   do 17.04.2023   150 zł
zaliczka III   do 17.05.2023   150 zł
zaliczka IV   do 17.06.2023   150 zł
zaliczka V    do 17.07.2023   150 zł
zaliczka VI   do 17.08.2023   160 zł

Kwoty mogą ulec nieznacznej zmianie. Jeśli nie możesz dokonać wpłaty w terminie, niezwłocznie skontaktuj się z koordynatorem konwentu. Indywidualnie, w wyjątkowych sytuacjach będziemy w stanie wydłużyć termin do wpłaty zaliczki.

Kontakt w temacie zapisów

W przypadku wątpliwości dot. zapisów lub płatności prosimy o kontakt z Tomkiem Lenerem.
Preferowana forma kontaktu to kontakt mailowy pod adresem:

Regulamin

Regulamin 20. Konwentu OGAE Polska

  1. 1. Niniejszy regulamin określa szczegółowe zasady organizacji, związane ze zjazdem członków OGAE Polska, który odbędzie się w terminie od dnia 31 sierpnia 2023 r. do dnia 4 września 2023 roku, w tym warunki uczestnictwa oraz zapisów, terminy wpłat.
  2. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
  1. a) Konwencie– rozumie się przez to zjazd członków OGAE Polska, który odbędzie się w terminie od dnia 31 sierpnia 2023 r. do dnia 4 września 2023 roku;
  2. b) Koordynatorze– rozumie się przez to osobę, która z ramienia Organizatora jest odpowiedzialna za zebranie zapisów i kontakt z uczestnikami: Tomasz Lener (konwent@ogae.pl);
  3. c) Ofertę– rozumie się przez to zakładkę na stronie ogae.pl (http://ogae.pl/konwent/), określającą warunki kosztowe i zawartość pakietu, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu;
  4. d) Organizator– rozumie się przez to zarząd OGAE Polska;
  5. e) Ośrodku– rozumie się przez to Hotel Viki***, położony przy ul. Tadeusza Kościuszki 76, 78-400 Szczecinek;
  6. f) Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy dokument;
  7. g) Uczestniku– rozumie się przez to członka stowarzyszenia OGAE Polska lub osobę mu towarzyszącą, która zgłosiła chęć uczestnictwa w Konwencie, ze szczególnym uwzględnieniem postanowień zawartych w pkt 5 lit. a);
  1. 3. Zapisy rozpoczną się w dniu marca 2023 roku za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem: http://ogae.pl/konwent i będą̨ trwały do wyczerpania wolnych miejsc.
  2. 4. O wpisaniu na listę Uczestników decyduje kolejność zgłoszeń.
  3. 5. Aby zostać Uczestnikiem, należy spełnić następujące warunki:
  1. a) być członkiem OGAE Polska lub być osobą towarzyszącą, zgłoszoną przez członka OGAE Polska, w takim przypadku odpowiedzialność za umieszczenie danej osoby na liście Uczestników, wpłatę i ewentualne rezygnacje ponosi zgłaszający członek OGAE Polska, przy jednoczesnym zastrzeżeniu, że pierwszeństwo przy zapisach mają członkowie stowarzyszenia, którzy zapiszą się do 30 kwietnia 2023 roku; zgłaszane przez uczestników osoby towarzyszące wpisywane są automatycznie na listę rezerwową i będą wpisane na listę uczestników konwentu 1 maja 2023 roku, jeśli będą wolne miejsca; dokonują płatności dwóch zaległych zaliczek w terminie 10 dni i każdą kolejną, zgodnie z harmonogramem określonym w pkt 7;
  2. b) przesłać wypełnione zgłoszenie za pomocą̨ formularza dostępnego na stronie, o której mowa w punkcie 3,
  3. c) zaakceptować Regulamin, z tym że członkowie OGAE mogą zaakceptować Regulamin w formularzu, o którym mowa w pkt 3, a osoby towarzyszące są zobowiązane przesłać maila do Organizatora z oświadczeniem, że akceptują postanowienia zawarte w regulaminie 20. Konwentu OGAE Polska,
  4. d) do 17 marca 2023 roku wpłacić zaliczkę w wysokości 100 zł na konto stowarzyszenia, podając w tytule imię nazwisko – I zaliczka na 20. Konwent OGAE Polska (np. Blanca Paloma – I zaliczka na 20. Konwent OGAE Polska),
  5. e) w przypadku przesłania zgłoszenia (o którym mowa w punkcie 5c) po terminie płatności kilku zaliczek, zgłaszający zobowiązany jest opłacić zaliczki, których termin płatności już minął, najpóźniej w terminie 7 dni od dnia przesłania zgłoszenia.
  1. 6. W przypadku braku wolnych miejsc koordynator tworzy listę rezerwową. Przesunięcia z listy rezerwowej na listę Uczestników odbywać się będą w przypadku rezygnacji Uczestników. Wpisanie na listę rezerwową nie gwarantuje uczestnictwa w Konwencie.
  2. 7. Otrzymanie potwierdzenia zapłaty I. zaliczki od koordynatora skutkuje wpisaniem na listę uczestników konwentu i bezwzględnym obowiązkiem zapłaty na konto stowarzyszenia kolejnych zaliczek w następujących terminach:
ZaliczkaTermin płatnościKwota (w zł)
I17 marca 2023 r.100,00
II17 kwietnia 2023 r.150,00
III17 maja 2023 r.150,00
IV17 czerwca 2023 r.150,00
V17 lipca 2023 r.150,00
VI17 sierpnia 2023 r.160,00
  1. 8. Brak wpłaty kolejnych rat lub opóźnienie w ich terminowym uiszczaniu skutkuje wykreśleniem z listy Uczestników oraz w przypadku, gdy liczba grupy w wyniku rezygnacji danej osoby/osób po 17 sierpnia 2023 roku nie zmniejszyła się̨ poniżej progu określonego w umowie (minimum 70 osób), zawartej pomiędzy Organizatorem a Ośrodkiem – zatrzymaniem przez właściciela Ośrodka wpłaconej zaliczki w wysokości 100,00 zł. Jeśli na miejsce rezygnującego uczestnika zostanie zgłoszony nowy uczestnik, wówczas wpłacona zaliczka/zaliczki będą zwrócone przez organizatora w kwocie wpłaconej przez nowego uczestnika. Rezygnacja po 20 sierpnia 2023 roku skutkuje zatrzymaniem przez ośrodek wszystkich wpłaconych zaliczek, chyba że rezygnująca osoba wprowadzi na listę̨ uczestników konwentu nową osobą, wówczas wpłacone do tej pory zaliczki zostaną̨ zaliczone na poczet nowej osoby. W przypadku gdy liczba grupy w wyniku rezygnacji danej osoby/osób zmniejszyła się poniżej progu określonego w umowie i stowarzyszenie OGAE Polska nie ma możliwości zastąpienia/wpisania na listę̨ innej osoby (osób) z tzw. listy rezerwowej, wówczas rezygnująca osoba/osoby zobowiązana/e jest/są pokryć 100% kosztów konwentu, przypadających na osobę.
  2. 9. Jeśli w wyniku rezygnacji Uczestników liczba grupy zmniejszy się̨ poniżej wymaganego w umowie minimum, Konwent może zostać́ odwołany lub odbyć się̨ na zmienionych warunkach organizacyjnych i finansowych.
  3. 10. W przypadku rezygnacji z organizacji Konwentu spowodowanej zbyt małą liczbą chętnych, osoby wpisane na listę Uczestników zobowiązane są pokryć koszty rozwiązania umowy pomiędzy Ośrodkiem a Organizatorem.
  4. 11. Uczestnik otrzyma pocztą elektroniczną potwierdzenie wpłaty każdej zaliczki.
  5. 12. Uczestnik otrzyma od Koordynatora najpóźniej siedem dni przed upływem terminu wpłaty przypomnienie o wysokości i terminie płatności kolejnej zaliczki.
  6. 13. W przypadku braku wpłaty lub opóźnienia, Koordynator wyśle następnego dnia wiadomość e-mail z informacją o opóźnieniu wpłaty. Po tym czasie, w przypadku braku wpłaty, Uczestnik zostanie usunięty z listy Uczestników.
  7. 14. Koordynator w porozumieniu z Organizatorem może zdecydować o indywidualnym przesunięciu terminu wpłaty, jednak nie dłużej niż pięć dni od daty wpłaty wymaganej zaliczki.
  8. 15. Własna rezygnacja Uczestnika skutkuje usunięciem z listy Uczestników również zgłoszonej przez niego osoby towarzyszącej.
  9. 16. Dodatkowe koszty pobytu oraz atrakcje w ośrodku nie ujęte w ofercie uczestnik finansuje we własnym zakresie.
  10. 17. Kontakt z Koordynatorem 20. Konwentu OGAE Polska jest możliwy tylko za pośrednictwem adresu mailowego (konwent@ogae.pl).
  11. 18. Regulamin będzie dostępny na stronie http://ogae.pl/konwent/.
  12. 19. Konwent jest przeznaczony dla pełnoletnich członków OGAE Polska. Niepełnoletni członkowie stowarzyszenia mogą̨ uczestniczyć w konwencie wyłącznie za zgodą, wiedzą i pod opieką opiekunów prawnych.
  13. 20. Na terenie ośrodka mogą przebywać wyłącznie uczestnicy konwentu z zastrzeżeniem pkt 21.
  14. 21. Wyodrębniona cześć programowa Konwentu OGAE Polska będzie dostępna dla wszystkich członków stowarzyszenia i obejmuje: Zwyczajne Walne Zebranie Członków i wykłady lub panele na tematy eurowizyjne. Dokładne godziny rozpoczęcia części otwartych dla wszystkich członków stowarzyszenia zostaną̨ przesłane wraz z zawiadomieniem o Zwyczajnym Walnym Zebraniu Członków.
  15. 22. Każdy Uczestnik zobligowany jest do niezwłocznego powiadamiania Koordynatora o wszelkich okolicznościach, które mogą wpłynąć na jego rezygnację z udziału w Konwencie.
  16. 23. Organizator nie bierze odpowiedzialności za działanie osób trzecich lub wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności, które mogą̨ wpłynąć́ na przebieg i kształt Konwentu.
  17. 24. Program Konwentu powstaje w oparciu o pomysły przesłane w formularzu zgłoszeniowym i jest zatwierdzany przez Organizatora po konsultacjach z pomysłodawcami.
  18. 25. Uczestnik odpowiada za szkody materialne udostępnionego mienia w Ośrodku, powstałe wskutek jego czynów. Wycena szkody materialnej następuje w wartości odtworzeniowej.
  19. 26. Uczestnicy mają prawo do posiadania, przenoszenia i spożywania w pokojach i wynajętych salach konferencyjnych prywatnych produktów spożywczych, w tym napojów (także alkoholowych – alkohol musi pochodzić z legalnego źródła i posiadać banderole akcyzową).
  20. 27. Wszystkie imprezy dla Uczestników odbywają się wyłącznie na terenie i w obrębie Ośrodka.
  21. 28. Zdjęcia przedstawiające Uczestników Konwentu mogą zostać opublikowane na mediach społecznościowych Organizatora, a Uczestnicy wyrażają na to zgodę. Na żądanie autora zdjęcia lub osoby na nim występującej zdjęcie zostanie niezwłocznie usunięte z wszelkich mediów społecznościowych.
  22. 29. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora celem prawidłowego zorganizowania Konwentu, w tym przekazanie jego danych osobowych Ośrodkowi.
  23. 30. Każdy uczestnik ma obowiązek posiadania dokumentu tożsamości celem zameldowania w Ośrodku.
  24. 31. Wszelkie zmiany Regulaminu wymagają̨ powiadomienia Uczestników drogą elektroniczną na adres e-mail podany przy przesyłaniu zgłoszenia na Konwent.
  25. 32. Ośrodek dysponuje ograniczoną liczbą miejsc noclegowych.
  26. 33. Organizator zobowiązuje się do niezwłocznego powiadamiania Uczestników drogą elektroniczną o istotnych zmianach dotyczących Konwentu, szczególnie dotyczących zawartości pakietu, kosztów, terminów.

Formularz zapisów na Konwent 2023

Zapisy do 15 sierpnia 2023 roku lub do wyczerpania miejsc – zostanie wtedy utworzona lista rezerwowa.

Do zobaczenia!

Add New Playlist

Are you sure want to unlock this post?
Unlock left : 0
Are you sure want to cancel subscription?